「Four-Leaf Clover」レター No.71

伝わる話し方
 
 先日、R研究所に行ってきました。正門を入ると、かすかに甘く優しい香りが漂っていました。金木犀です。「もう、金木犀の時期か・・」季節を感じた瞬間でした。研究所の広い敷地内には沢山の木々が植えられており、4月は桜並木がトンネルをつくり、12月は銀杏の葉が金色のジュータンと化します。仕事前に、季節を感じながらの一時の散策は心をリラックスさせてくれます。

 今回は「伝わる話し方」についてレターをお送り致します。
 ある調査で、働く人1000人を対象に、どんなビジネススキルに悩んでいるかを聞いたところ、最も回答が多かったのが「話し方」でした。男女全世代の1位です。参考のために、2位~10位の間には「ホウ・レン・ソウ」「クレーム対応」「プレゼンテーション」「リーダーシップ」「部下指導」等があり「ビジネスマナー」は10位でした。
 年功序列が崩れ、年上の部下ができたり、女性管理者が増えるなど、職場の勢力図が変化している中、適切な話し方や、ものの伝え方に迷う人が増えるのは当然なことです。加えて、SNSの進展は、日常的な直接(対面)コミュニケーションまでもが、心的負荷のかからない間接的コミュニケーションに流れを変え、それらが原因で様々な問題が起きてきている現実を、私達は受け止めなくてはなりません。
 確かに、研修の中でもダラダラした支離滅裂な話し方をする人、質問に対する答えの意図が掴めない話し方をする人、単語の羅列で話す人が多くなってきています。
 仕事上のコミュニケーションを大きく左右するのは「話し方」です。上司へのホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)や、部下への指示、セールスやプレゼンテーション、クレーム対応等、様々な場面で「伝え方」が試されています。なぜなら、それが結果(成果)やモチベーションに直結するからです。
 そこに力を貸してくれるテクニックがあるのです。「PREP(プレップ)法」です。筋の通った分かり易い話し方は、「PREP(プレップ)法」のフレーズを活用することで可能になります。
 「PREP法」はビジネスのあらゆるシーンで活用できる文章構成法であり、簡潔かつ説得力のある文章を作成する際にも用いられます。
 ☆P (Point/結論) ☆R (Reason/理由) ☆E (Example/事例、具体例)☆P (Point/結論を繰り返す)の頭文字をとって「PREP法(プレップ法)」と言います。最初に結論を伝え、その次に理由を説明、事例で理由を補強し、最後に結論を再度提示して、ストーリーを展開します。

 上記のように、「PREP法」の一番の特徴は最初に結論を述べることです。これは、聞き手側の集中力が最も高いのが、開始直後の30秒程度であることから、強調したい事柄を最初に話し、強く印象付けることで説得力のある文章やプレゼンテーションを構成することが出来るからです。また、冒頭に結論、つまり、要点を持ってくることにより、何についての文章なのか、プレゼンテーションなのかを聞き手側が把握し易くなります。また冒頭で、内容をイメージ出来るかどうかで、その後の内容の理解度も変わってきます。
 加えて、忙しいビジネスシーンでは、結論を先に求められる場合が多いことからも、
仕事の質的向上と効率化がこれまで以上に求められる今、「PREP法」のテクニックは、ビジネスパーソンの必須スキルといえるでしょう。

「PREP法」で論理的に話してみましょう

会話例「PREP法」の話し方になるフレーズ
 P (Point)
 結論
 事実、要点

「結論から申し上げますと
 この案は再検討すべきだ
 と思います」

・結論から申し上げますと
・私は○○だと思います
・私がここで申し上げたいことは  
・一番大事なことは
 R(Reason)
 理由
 解釈、考え

「なぜなら、リスクが大きいからです」

 

・なぜなら
・その理由は
・なぜかと申しますと
・というのも
 E(Example)
 根拠
 事例、事実

「例えば、他社は似たよう
 な方法で成功しましたが、
 データを見ても事業規模
 が違うことが分かります」 

・例えば
・具体的に申しますと
・例を挙げますと
 P(Point)
 まとめ
 結論の再確認
「よって、実施する場合は
 更なる調査、検討が必要
 です」
・よって
・以上のようなことから
・繰り返しになりますが
・いろいろ話しましたが

 

 以上のように「PREP(プレップ)法」は、指導時のレッスンプランづくりや面接時にも役立ちます。シンプルに要点を分かり易く伝えることが求められる今、使えるようになりたいスキルです。しかし、使う場面は選びましょう。
 「PREP(プレップ)法」で、私達のコミュニケーション力のアップデートを図りましょう。

LOVE
2019年10月1日
植田亜津子

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